Pidieron un sistema para ordenar algo que todavía no existía

La operación se les había hecho ingobernable: trabajos que se pisaban, técnicos que llegaban sin la información completa y una coordinación que vivía en un grupo de WhatsApp. Habían cotizado un software de gestión y querían ayuda para implementarlo rápido.

Al mapear cómo se atendía un trabajo de punta a punta descubrimos que no había un proceso, sino cuatro: cada coordinador hacía el suyo, y los cuatro funcionaban razonablemente bien por separado. Un sistema no iba a resolver eso. Un sistema toma un proceso y lo hace más rápido y más barato de repetir — si el proceso no está decidido, lo que se automatiza es la discrepancia. Habrían pagado una implementación para descubrir a los seis meses que el software no se usaba.

Paramos la compra y nos sentamos con los cuatro coordinadores a acordar un solo modo de atender un trabajo, tomando lo que ya le funcionaba a cada uno. Lo corrieron dos meses en papel, a propósito: era la forma barata de descubrir dónde se rompía. Recién después volvimos al software, y con el proceso ya decidido la herramienta que necesitaban resultó ser bastante más simple que la que habían cotizado.

El sistema está implementándose ahora, sobre un proceso que el equipo ya conoce porque lo escribió. Todavía no podemos hablar de resultados: la parte que sí podemos afirmar es que no se compró una herramienta para un problema que no era el que tenían.